Privacy/Geheimhouding

Alle medewerkers binnen Osperon hebben een geheimhoudingsplicht, dus ook uw behandelaar, begeleider, jeugdhulpverlener, medewerkers dagbesteding. Dit betekent dat alles wat u met een medewerker van Osperon bespreekt niet met derden wordt gedeeld. Mocht het belangrijk zijn om bepaalde gegevens, informatie uit te wisselen met derden, dan vragen we hiervoor expliciet om uw toestemming. U dient daarbij een toestemmingsverklaring te tekenen.

Daarnaast geldt er binnen Osperon een privacyreglement waarin beschreven staat aan welke regels de medewerkers zich moeten houden bij het omgaan met persoonsgegevens en dossiers. U kunt dit reglement opvragen bij het secretariaat.

Privacyverklaring

Als instelling hechten wij veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens, zoals bedoeld in de Algemene verordering gegevensbescherming (Avg). De AVG is sinds 25 mei 2018 van toepassing en vervangt daarmee de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Wij houden ons in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is, tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
  
  

Als instelling zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan deze pagina.

Verwerking van persoonsgegevens van leveranciers

Persoonsgegevens van leveranciers worden door ons verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• • Administratieve doeleinde
  • Communicatie over de opdracht
  • Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• • De overeengekomen opdracht

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen:

● Voornaam ●Tussenvoegsel ● Achternaam ● Adres ● Postcode ● Plaats ● (Zakelijk) Telefoonnummer ● (Zakelijk) E-mailadres ● Geslacht

Uw persoonsgegevens worden door ons opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• • • Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar

Verwerking van persoonsgegevens van cliënten

Persoonsgegevens van cliënten worden door ons verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• • Administratieve doeleinde
  • Het uitvoering geven aan de behandelovereenkomst

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• •  Toestemming van de betrokken persoon;
  •  De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de behandelovereenkomst

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen:

● Naam ● E-mailadres ● Huisartsgegevens ● Voorletter ● Telefoonnummer ● Apotheekgegevens ● Tussenvoegsel ● Opleiding ● Kopie geldig legitimatiebewijs (rijbewijs, paspoort) ● Adres ● Leefsituatie ● Kopie verwijsbrief ● Postcode ● Werk ●  Plaats ● Opleidingsniveau ● Geslacht ● Beroep ● Geboortedatum ● Gegevens over de gezondheid ● BSN ● Zorgverzekeraar en polisnummer

Uw persoonsgegevens worden door ons opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode, die daar wettelijk voor geldt:

• • Gedurende de looptijd van de behandelovereenkomst en daarna 20 jaar
  • Medische dossiers van overleden patiënten moeten nog vijftien jaar bewaard blijven na de laatste wijziging in het dossier

Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers

Persoonsgegevens van medewerkers worden door ons verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De arbeidsovereenkomst

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen:

● Voornaam ●  Tussenvoegsel ●  Achternaam ●  Telefoonnummer ●  Adres ● Postcode en plaats ●  E-mailadres ●  Geboortedatum en –plaats ●  Salarisgegevens ● BSN ● Kopie geldig legitimatiebewijs (rijbewijs, paspoort) ●  Bankgegevens ● Diploma’s ● Verklaring omtrent het gedrag ● Formulier opgaaf gegevens voor de loonheffingen

Uw persoonsgegevens worden door ons opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de periode dat men een arbeidsovereenkomst heeft en daarna alleen in de financiële administratie

Verstrekking aan derden en verwerkers

Wij kunnen voor het verwerken van persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers) inschakelen die uitsluitend volgens onze instructies persoonsgegevens verwerken. U kunt hierbij denken aan verwerkers voor:
• Het leveren van het elektronisch patiëntendossier

• Het verzorgen van de onderhoud van de website www.osperon.nl

• Het verzorgen van de (financiële) administratie

• Het leveren van (anonieme) statistieke gegevens aan SBG

• Het declareren van zorgkosten bij de zorgverzekeraar

• De salarisadministratie en verzekeringen van medewerkers

Wij sluiten met verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg) daaraan stelt. Wij maken hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Wij geven nooit persoonsgegevens door aan partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Ook delen wij geen persoonsgegevens met derden voor commerciële doeleinden. Wij kunnen persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Buiten de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Bewaren van gegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Wij hanteren in beginsel de volgende bewaartermijnen:

• medische gegevens: ten minste 20 jaar na het einde van de behandelovereenkomst
• (financieel-)administratieve gegevens: 7 jaar na vastlegging van de gegevens
• gegevens van medewerkers en zzp’ers, anders dan (financieel-)administratieve gegevens: 5 jaar na uitdiensttreding respectievelijk na het einde van de overeenkomst van opdracht
• gegevens van sollicitanten: 6 maanden na afronding van de sollicitatieprocedure
• bezoekers van de website: 5 jaar na het laatste bezoek aan de website, tenzij eerder bezwaar wordt gemaakt in welk geval tot vernietiging zal worden overgegaan

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens Osperon van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan

• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen

• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is

• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten

• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van uw persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Wijzigingen privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring altijd wijzigen. Wij raden u daarom aan regelmatig de privacyverklaring op onze website te raadplegen, zodat u bekend bent met eventuele wijzigingen. Een actuele versie van de privacyverklaring wordt op deze pagina gepubliceerd.